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協同研究

專業的“石板路”“煙灰缸”
發布時間:2013/3/14

        基于網絡及軟件技術的萬戶協同管理平臺ezOFFICE就是制度“落地”很有效的管理工具。為了更好地驗證這一點,我們必須先找到判斷是“期盼自覺”還是“引導自發”的標準。

        從圖1-1可以看出,“期盼自覺”至少給了員工兩種選擇,我們只是告訴員工哪種是正確的、哪種是不正確的,但是員工到底怎么選就完全取決于他們當時的“自覺性”了。所以,如果給了員工兩種甚至多種選擇,那么,其效果就只能是“期盼自覺”。

        從圖1-2可以看出,要達到“引導自發”的效果必須滿足兩個條件:其一,只給員工一種選擇,而且就是正確的選擇;其二,能夠讓員工自然而然地按照這條路去走。這就是判斷是否達到“引導自發”的標準。

        現在,我們用這個標準先來看看傳統辦公環境下的報銷過程。

        員工要報銷,第一步是填表格,這顯然是有選擇的,因為不是所有的格子都可以填的,而有的格子又是必須填的,所以能否填對就完全取決于員工是否用心了,也就是只能期盼員工自覺了。

        第二步是找領導簽字、審核。這里也是有選擇的,不同的崗位、不同的額度、不同的報銷項目,可能走的流程都不太一樣,這也只能期盼員工自覺。

        現實中,正是因為步步都要靠員工自覺,弄得員工累,審批者也很累,經常看到“返工”的現象。

        同時,在這個過程中,一旦員工把表格遞交上去就會惦記,領導批了沒、什么時候批,而現實中往往一天、一周,甚至一個月也沒下來,這就在很大程度上影響了員工的心理情緒,自然就影響了員工的執行力。

        從這些情況來看,傳統的報銷過程,我們就是在期盼員工自覺,如此是很難真正讓制度“落地”的。

        再來看看用ezOFFICE實現的網絡辦公環境下同樣的報銷過程:

        員工要報銷,第一步在【流程】界面(圖1-6)找到報銷制度,并打開,呈現相應的表單(圖1-7)。

圖1-6

                         

圖1-7

        從圖1-7中我們可以看到,不僅相應的報銷表格不用員工選擇,而且,填表格時員工也沒有選擇——沒有權限的根本就填不了。帶星號該填而沒填就提交時,系統自動提醒并要求填寫。在這一步,員工沒有選擇,但是也都會自然而然地去填寫。這是引導自發的效果。

        接著是提交、讓領導審批。這一步員工更沒有選擇了,完全靠系統根據崗位、權限和流程去選擇,這也是引導自發的效果。

 

圖1-8

        圖1-8就是根據制度內容在ezOFFICE平臺中固化好的流程。

     不僅如此,在這個過程中,員工可以隨時查看到已經提交報銷申請的單據審批情況:走到哪個領導那去了、領導是幾點幾分批的、如何批的等等情況一目了然。更重要的是,由于實現了網絡化辦公,領導審批各個單據不一定非要到公司,只要能上網就可以了,所以,往往以前要一周甚至一月的審批,在ezOFFICE環境中,只需要一兩天,甚至更短。這樣一來,員工原來“石沉大海”的心理情緒就自然消失了。

        這就是軟件作為制度“落地”工具的價值所在。

 

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